Cara menulis surat atau email resmi. Berikut ini merupakan struktur dari surat resmi atau formal mulai dari salam pembuka sampai salam penutup disertai contoh kalimatnya
Format Blok
Surat resmi yang dituliskan dalam bentuk format blok semuanya dituliskan di bagian kiri surat. Tempatkan alamat anda atau perusahaan anda pada bagian atas kiri surat (tanpa kop surat). Lalu kosongkan lagi dua baris dan isikan tanggal, dan setelah itu lewatkan dua baris lagi dan tempatkan alamat orang atau perusahaan yang dituju dibagian atas kiri surat juga.
Surat resmi yang dituliskan dalam bentuk format blok semuanya dituliskan di bagian kiri surat. Tempatkan alamat anda atau perusahaan anda pada bagian atas kiri surat (tanpa kop surat). Lalu kosongkan lagi dua baris dan isikan tanggal, dan setelah itu lewatkan dua baris lagi dan tempatkan alamat orang atau perusahaan yang dituju dibagian atas kiri surat juga.
Format standar
Dalam surat formal yang ditulis dalam format standar tempatkan alamat anda atau alamat perusahaan pada bagian atas surat (kop surat). Lalu tempatkan alamat orang atau perusahaan yang dituju dibagian atas kiri surat. dan tempatkan juga tanggal pada bagian kanan atas surat sejajar dengan alamat yang dituju.
Dalam surat formal yang ditulis dalam format standar tempatkan alamat anda atau alamat perusahaan pada bagian atas surat (kop surat). Lalu tempatkan alamat orang atau perusahaan yang dituju dibagian atas kiri surat. dan tempatkan juga tanggal pada bagian kanan atas surat sejajar dengan alamat yang dituju.
Struktur dasar
Paragraf pertama
Paragraf pertama haruslah berisi pendahuluan mengenai tujuan dari surat
Paragraf pertama haruslah berisi pendahuluan mengenai tujuan dari surat
Paragraf isi
paragraf kedua dan berikutnya haruslah menyediakan informasi utama dari surat dan lanjutan dari pendahuluan.
paragraf kedua dan berikutnya haruslah menyediakan informasi utama dari surat dan lanjutan dari pendahuluan.
Paragraf Akhir
Paragraf akhir haruslah berisi kesimpulan dari surat dan pernyataan akan tindakan lanjut
Paragraf akhir haruslah berisi kesimpulan dari surat dan pernyataan akan tindakan lanjut
Permulaan
“Dear Mr, Ms (Mrs, Miss)” – Jika anda tahu nama orang yang dituju. Gunakan “Dear Sir/Madam” jika anda tidak tahu nama orang yang dituju atau “To Whom it May Concern”
“Dear Mr, Ms (Mrs, Miss)” – Jika anda tahu nama orang yang dituju. Gunakan “Dear Sir/Madam” jika anda tidak tahu nama orang yang dituju atau “To Whom it May Concern”
Catatan: selalu gunakan “Ms” untuk perempuan kecuali orang yang dituju meminta untuk dipanggil “Mrs” atau “Miss”.
Permulaan surat
Mulailah dengan “Thank you”
Surat resmi biasanya dimulai dengan terimakasih terhadap seseorang. Kata terima kasih biasanya ditulis sebagai balasan dari surat meminta sesuatu (inquiry).
Berikut beberapa contoh penggunaan terimaksih.
Thank you for your letter of (date) inquiring about …
In response to your letter of (date), we would like to thank you for your interest in …
We would like to thank you for your letter of (date) asking for / requesting information about …
In response to your letter of (date), we would like to thank you for your interest in …
We would like to thank you for your letter of (date) asking for / requesting information about …
Contoh surat
I would like to thank you for your letter of september 26th requesting information about our new line of lawn mowers.
In response to your letter of September 25, 2012, we would like to thank you for your interest in our new line of products.
In response to your letter of September 25, 2012, we would like to thank you for your interest in our new line of products.
Alasan menulis surat
Jika anda memulai berkorespondensi dengan seseorang tentang sesuatu, atau meminta sesuatu informasi, mulailah dengan memberikan alasan menulis surat:
I am writing to inform you about …
I am writing to ask / inquire about …
I am writing to ask / inquire about …
Contoh
I am writing to ask about information for small businesses.
I am writing to inform you that we have not yet received payment for …
I am writing to inform you that we have not yet received payment for …
Meminta Tolong
Anda bisa menggunakan contoh dibawah untuk meminta tolong
I would be grateful if you could + verb
Would you mind + verb + ing
Would it be to much to ask that …
Would you mind + verb + ing
Would it be to much to ask that …
Contoh
I would be grateful if you could send me a brochure.
Would you mind telephoning me during the next week.
Would it be to much to ask that our payment be postponed for two weeks.
Would you mind telephoning me during the next week.
Would it be to much to ask that our payment be postponed for two weeks.
Menawarkan pertolongan
Contoh berikut digunakan untuk menawarkan bantuan
I would be happy to + verb
We would be pleased to + verb
We would be pleased to + verb
Contoh
I would be happy to answer any questions you have.
We would be pleased to assist you in finding a new location.
We would be pleased to assist you in finding a new location.
Dokumen tambahan (lampiran)
Dalam beberapa surat resmi anda akan membutuhkan untuk menyertakan lampiran dokumen atau informasi. Gunakan beberapa potongan kalimat dibawah untuk menyatakan bahwa surat dilengkapi dengan lampiran (attachment).
Enclosed please find + non
Enclosed you will find … + noun
We enclose … + noun
Enclosed you will find … + noun
We enclose … + noun
Contoh
Enclosed you will find a copy of our brochure.
Enclosed please find a copy of our brochure.
We enclose a brochure.
Enclosed you will find a copy of our brochure.
Enclosed please find a copy of our brochure.
We enclose a brochure.
Kata Penutup
Selalu selesaikan surat anda dengan menyatakan perlunya tindakan lebih lanjut. Beberapa pilihan kata dibawah bisa dipakai:
Untuk tindakan lanjut:
I look forward to meeting / seeing you
I look forward to meeting you next week.
I look forward to meeting / seeing you
I look forward to meeting you next week.
Untuk tawaran bantuan:
Please do not hesitate to contact me if you have any questions regarding this matter.
If you need any further assistance please contact me.
If you need any further assistance please contact me.
Terakhir
Berikan salam perpisahan
Untuk resmi,
Yours faithfully,
Yours sincerely,
Yours sincerely,
Untuk setengah resmi,
Best wishes
Best regards
Best regards
Pastikan tandatangani surat anda dan tuliskan nama anda pada bagian bawahnya. Selamat menulis surat atau email resmi dalam bahasa Inggri